표지판은 2010 년 10 월 13 일 캘리포니아 마운틴 뷰에있는 Google Inc. 본사 외부에 표시됩니다.크레딧 : Bloomberg / Getty Images인터넷 세기의 커뮤니케이션은 일반적으로 이메일을 사용하는 것을 의미하며, 이메일은 매우 유용하고 강력하지만 낙관적이고 행복한 인간에게 엄청난 두려움을 불러 일으 킵니다. 이러한 예감 감을 완화하기위한 개인 규칙은 다음과 같습니다.
1. 신속하게 대응하십시오. 이메일에 신속하게 응답 할 수있는 사람과 그렇지 않은 사람이 있습니다. 전자 중 하나가되도록 노력하십시오. 우리가 아는 최고이자 가장 바쁜 사람들은 우리뿐 아니라 일부 발신자에게뿐만 아니라 모든 사람에게 신속하게 이메일을 처리합니다. 반응은 긍정적 인 커뮤니케이션 피드백 루프를 설정하여 팀과 동료가 중요한 토론과 결정에 당신을 더 많이 포함시키고 모든 사람에게 반응하는 것은 당신이 확립하려는 평평하고 공덕주의적인 문화를 강화합니다. 이러한 응답은 매우 짧을 수 있습니다. 우리가 가장 좋아하는 것입니다. 그리고 신속하게 대응할 수 있다는 확신이 들면 사람들에게 무응답이 무엇을 의미하는지 정확히 말할 수 있습니다. 우리의 경우 일반적으로 '확인 후 진행'입니다. 대부분의 사람들에게 무응답이 의미하는 것보다 낫습니다. '나는 압도적이며 언제 귀하의 메모를 받을지 알 수 없으므로 내 피드백이 필요하면 림보에서 기다려야합니다. 조금 더. 게다가 나는 당신을 좋아하지 않습니다. '
두. 이메일을 쓸 때 모든 단어가 중요하며 쓸모없는 산문은 그렇지 않습니다. 배달을 선명하게하십시오. 문제를 설명하는 경우 명확하게 정의하십시오. 이를 잘 수행하려면 더 많은 시간이 필요합니다. 초안을 작성한 다음 검토하여 필요하지 않은 단어를 제거해야합니다. 작가로서의 성공에 대한 질문에 대한 후기 소설가 엘모어 레너드 (Elmore Leonard)의 반응을 생각해보십시오. '사람들이 건너 뛰는 부분은 제외합니다.' 대부분의 이메일은 사람들이 건너 뛸 수있는 내용으로 가득 차 있습니다.
삼. 받은 편지함을 지속적으로 정리하십시오. 받은 편지함을보고 다음에 응답 할 이메일을 결정하는 데 얼마나 많은 시간을 소비하십니까? 이미 읽은 이메일을 열고 읽는 데 얼마나 많은 시간을 소비합니까? 받은 편지함에서 다음에 공격해야하는 항목을 생각하는 데 시간을 낭비하는 것은 시간 낭비입니다. 이미 읽은 (그리고 조치를 취하지 못한) 메시지를 다시 읽으면서 보내는 시간과 동일합니다.
새 메시지를 열 때 다음과 같은 몇 가지 옵션이 있습니다. 읽을 필요가 없다는 것을 충분히 읽고, 즉시 읽고 행동하거나, 읽고 나중에 행동하거나, 나중에 읽으십시오 (읽을 가치가 있지만 긴급하지 않고 너무 길어서 지금은 읽을 수 없습니다). 처음 두 가지에 대한 강한 편향으로 이러한 옵션 중에서 즉시 선택하십시오. 오래된 OHIO 약어를 기억하십시오 : Only Hold It Once. 노트를 읽고 무엇을해야하는지 안다면 즉시하십시오. 그렇지 않으면 당신은 그것을 다시 읽게되어 100 % 낭비되는 시간입니다.
이 작업을 잘 수행하면받은 편지함이 복잡한 문제, 심도 깊은 생각이 필요한 항목 (이 이메일에 '조치 수행'이라고 표시하거나 Gmail에서 별표 표시)에 대한 할 일 목록이됩니다. '나중에 처리 할 수있는 항목입니다.
부풀음이 단순히받은 편지함에서 '작업 수행'폴더로 전송되지 않도록하려면 매일 작업 항목을 정리해야합니다. 이것은 좋은 저녁 활동입니다. 0 개 항목이 목표이지만 5 개 미만은 합리적입니다. 그렇지 않으면 나중에 볼 일의 긴 목록을 파악하는 데 시간을 낭비하게됩니다.
네. LIFO 순서로 이메일을 처리합니다 (Last In First Out). 때때로 오래된 물건은 다른 사람이 관리합니다.
5. 귀하는 라우터라는 점을 기억하십시오. 유용한 정보가 포함 된 메모를 받으면 다른 사람이 유용하다고 생각하는지 고려하십시오. 하루가 끝나면받은 메일을 마음대로 살펴보고 '무엇을 전달해야했지만 전달하지 않았습니까?'라고 자문 해보십시오.
6. 숨은 참조 (숨은 참조) 기능을 사용할 때 이유를 스스로에게 물어보십시오. 대답은 거의 항상 당신이 무언가를 숨기려고한다는 것인데, 이는 투명한 문화에서 비생산적이고 잠재적으로 악랄한 일입니다. 그것이 당신의 대답이라면, 그 사람을 공개적으로 베끼거나 아예 베 끼지 마십시오. 숨은 참조 기능 사용을 권장하는 유일한 경우는 이메일 스레드에서 누군가를 제거 할 때입니다. 긴 일련의 이메일에 '모두 답장'할 때 스레드와 더 이상 관련이없는 사람을 숨은 참조 필드로 이동하고이 작업을하고 있음을 메모 텍스트에 명시합니다. 관련성이 덜한 메모가받은 편지함을 어수선하게 정리하면 안심할 수 있습니다.
7. 소리 치지 마세요. 소리를 지르려면 직접하세요. 전자적으로하는 것은 너무나 쉽습니다.
8. 요청에 대한 후속 조치를 쉽게 만드십시오. 추적하려는 작업 항목이있는 사람에게 메모를 보낼 때 자신을 복사 한 다음 메모에 '후속 조치'라는 레이블을 붙입니다. 이렇게하면 완료되지 않은 일을 쉽게 찾고 후속 조치를 취할 수 있습니다. '이거 끝났나요?'라고 묻는 새로운 인트로와 함께 원래 메모를 다시 보내세요.
9. 미래의자가 검색을 도와주세요. 나중에 기억하고 싶을 것 같은 내용이 있으면 내용을 설명하는 몇 가지 키워드와 함께 자신에게 전달하십시오. 나중에 이것을 어떻게 검색할까요? 그런 다음 나중에 검색 할 때 동일한 검색어를 사용하게 될 것입니다. 이것은 이메일뿐만 아니라 중요한 문서에도 유용합니다. Jonathan은 가족의 여권, 면허증 및 건강 보험 카드를 스캔하여 설명 키워드와 함께 자신에게 이메일을 보냅니다. 여행 중에 누락 된 항목이 있으면 모든 브라우저에서 사본을 쉽게 검색 할 수 있습니다.
책에서 발췌 Google의 작동 원리 에릭 슈미트와 조나단 로젠버그, 앨런 이글. © 2014 by
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