가장 조직화 된 사람들이 매일하는 6 가지

가장 조직화 된 사람들이 매일하는 6 가지크레딧 : Gregor Schuster

당신의 인생은 바쁘다. 일과 삶의 균형 도전입니다. 자신이 너무 얇아 져서 사라지기 시작하는 것처럼 느껴집니다.

우리 대부분은 그렇게 느낍니다. 그러나 우리 모두는 아닙니다. 가장 조직적인 사람들은 그렇지 않습니다.

NYT 베스트셀러 작가이자 신경 과학자로서 다니엘 J. 레비 틴 그가 만난 VIP는 흩어져 있고 광란 해 보이지 않는다고 설명한다.

그들은 차분합니다. 멋있는 아홉 가지를 저글링하지 않고 오후 7 시까 지 끝 날까 걱정하는 '순간'.

이유를 알아내는 것은 어렵지 않습니다. 그들은 도움이 있습니다. 보좌관과 비서가 이러한 일을 처리하여 VIP가 '즉시'있을 수 있도록합니다.

통하다 조직화 된 마음 : 정보 과부하 시대에 똑바로 생각하기 :

과학 연구원으로 일하는 과정에서 주지사, 내각 구성원, 음악 유명인, Fortune 500 대 기업의 대표를 만날 기회가있었습니다. 그들의 기술과 업적은 다양하지만 그룹으로서 한 가지는 현저하게 일정합니다. 나는 그들이 있어야 할 다른 곳이 있는지, 또는 그들이 이야기해야 할 다른 사람이 있는지에 대해 걱정할 필요가 없다는 것이 얼마나 자유 롭다는 것에 반복해서 놀랐습니다. 그들은 시간을내어 눈을 마주치며 긴장을 풀고 대화를 나누는 사람과 실제로 거기에 있습니다. 직원 (외부주의 필터)이 시간을 사용하는 가장 좋은 방법이라고 이미 결정했기 때문에 그 순간에 더 중요한 사람과 대화해야하는 사람이 있는지 걱정할 필요가 없습니다.

당신과 내가 멀티 태스킹을해야하고 모든 일을 끝내기 위해 짧게 잘라야하기 때문에 좋을 것 같군요.

하지만 여기에 있습니다. 당신도 그렇게 될 수 있습니다. 그리고 10 명의 직원이 필요하지 않습니다.

그래서 당신의 비서는 누구입니까? 너는. 그렇다면 VIP는 누구입니까? 너는. (예, 나는 당신이 분열 된 성격을 개발하도록 적극 권장하고 있습니다.)

미리 충분한 계획을 세우면 미국 대통령처럼 차분하고 조직적인 자세를 취할 수 있습니다.

(가장 생산적인 사람들이하는 일에 대한 자세한 내용을 보려면 여기 .)

우리는 몇 가지 시스템을 미리 설치하면됩니다. 첫 번째 단계는 무엇입니까?

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1) VIP의 두뇌가 비어 있습니다. 그리고 그것은 좋은 일입니다.
미국 대통령은 자신의 할 일 목록을 필사적으로 기억하려고 애 쓰지 않습니다.

그는 자신의 앞에있는 것에 100 % 집중할 수 있도록 다음에 올 모든 것을 직원들에게 아웃소싱했습니다.

아니요, 보좌관 그룹은 없지만 사용할 수있는 핵심 원칙이 여전히 있습니다. 머리에서 꺼내세요.

통하다 조직화 된 마음 : 정보 과부하 시대에 똑바로 생각하기 :

우리의 두뇌에서 외부 세계로 조직화의 부담을 옮기십시오… 그것들을 적어두면 당신이 집중하고 싶은 것에 집중할 수있는 것을 방해하는 혼란에서 당신의 두뇌를 제거합니다.

당신이 걱정하는 모든 것, 모든 할일, 모든 우려 사항이 한 곳에 기록됩니다.

하나. 집의 메모장, 사무실의 iPad, 이메일받은 편지함, 모니터의 스티커 메모 및 신뢰할 수없는 메모리에 흩어져 있지 않습니다.

그 산란은 당신이 무언가를 잊었는지 궁금하게 만듭니다. 연구 결과에 따르면 불안을 일으키다 .

그러니 머리에서 벗어나 하나의 목록에 올리십시오. 나중에, 작업 완료 저자 David Allen은 말한다 이를 4 가지 범주로 나눕니다.

1. 해
2. 위임
3. 연기
4. 그거 떨어 뜨려

이 4 개의 목록이 있으면 실제로 수행해야하는 작업을 알 수 있으며 모든 작업이 한 곳에서 이루어집니다. 그 목록을 갖는 것은 VIP 쿨을 향한 큰 발걸음입니다.

왜 이것이 작동합니까? 그 뒤에는 신경 과학이 있습니다. 적어두면 '리허설 루프'가 비활성화됩니다.

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우리의 마음에 중요한 것, 특히해야할 일 항목이있을 때 우리는 그것을 잊을 까봐 두려워하기 때문에 우리의 두뇌는 그것을 연습하고인지 심리학자들이 실제로 말하는 것에서 원을 그리며 던집니다. 리허설 루프, 안구 바로 뒤의 전두엽 피질과 뇌 중심의 해마를 연결하는 뇌 영역 네트워크 ... 문제는 너무 잘 작동하여 우리가 참석할 때까지 리허설에 항목을 유지한다는 것입니다. 그것들을 적어두면 리허설 루프에 암묵적 및 명시 적 허가가 주어지며, 신경 회로를 이완시켜 다른 것에 집중할 수 있습니다.

연구에 따르면 일을 미완성으로두고 걱정하면 실제로 너를 바보로 만든다 . 해결책? 모두 적어 .

(역사의 위대한 천재들이 노트북을 활용하는 방법에 대한 자세한 내용은 여기 .)

그래서 당신은 당신의 두뇌에서 모든 할 일을 목록에 올렸습니다. 위임, 연기 및 삭제 될 수있는 작업과 실제로 수행해야하는 작업을 알고 있습니다.

이제 차분한 VIP처럼 하루를 어떻게 견뎌내나요?

2) '미스터. 회장님, 다음 회의가 곧 시작됩니다 '
미국 대통령은 시계를 확인하지 않습니다. 그는 시간을 정하고 보좌관이 갈 시간을 알려줍니다.

어시스턴트가 없을 수도 있지만 모든 스마트 폰에는 알람과 알림이 있습니다.

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시간 관리는 또한 미리 알림으로 미래를 구조화해야합니다. 즉, 현재 시간을 관리하는 비결 중 하나는 미래의 요구 사항을 예상하여 항상 뒤죽박죽으로 뒤쳐지지 않도록하는 것입니다.

아이러니하게도 휴대 전화는 중요하지 않은 문자, 이메일 및 상태 업데이트로 인해 방해를받을 수 있지만 하루의 주요 우선 순위는 아닙니다.

우리 중 일부는 우리의 모든 행동을 순간적으로 지시 할 수 있도록 일정을 미리 정리해 놓았습니다.

열쇠는 무엇입니까? 알람은 할 일 목록에서 작동하지 않습니다.

같이 Cal Newport 캘린더에서 모든 할 일에 시간 블록을 할당하는 것이 좋습니다. 그런 다음 실제로 수행 할 수있는 작업의 양을 측정 할 수 있습니다.

일정을 잡는 것은 실제로 얼마나 많은 시간이 있고 일이 얼마나 오래 걸릴 것인지에 대한 현실에 맞서게합니다. 이제 전체 그림을 살펴보면 근무 시간에 여유 시간이있을 때마다 생산적인 것을 얻을 수 있습니다. 더 많은 일을 할 수있을뿐만 아니라 최선을 다할 수있는 곳에 일을 할 수 있습니다.

가능성이 적습니다. 미루다 결정이 이미 이루어 졌기 때문에 활동에 할당 된 시간 블록이있을 때.

그리고 시간 블록이 있으면 VIP가 될 수 있습니다. 알람을 사용하면 다음 일에 대해 알림을받을 수 있으므로 마음이 차분해질 수 있습니다.

(성공한 사람들이 매일 따르는 일정에 대한 자세한 내용을 보려면 여기 .)

여러분 중 일부는 어떤 생각을하고 있는지 알고 있습니다. 그러나 나는 방해를 받는다. 산만 해집니다.

그러나 방해를 처리하는 방법이 있습니다. 심지어는 사람들을 사무실에서 쫓아 낼 수있는 비밀 서비스 정보가 없더라도 말입니다.

3) 필터 설정
매일 아침 대통령은 자신이 알아야 할 모든 것이 포함 된 일급 비밀 문서를 아래 기관으로부터받습니다.

핵심은 문서에 포함 된 내용이 아니라 포함되지 않은 내용입니다 : 상태 업데이트 50 개, 트윗 100 개, 고양이 사진 10 개, 중요하지 않은 이메일 1000 개.

그는 중요한 일에 집중할 수 있습니다. 그렇지 않은 일에주의가 산만 해지지 않기 때문입니다. 한편, 당신은 아마도 정보에 압도 당할 것입니다.

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오늘날 우리의주의 필터는 쉽게 압도됩니다. 성공한 사람들 또는 그것을 감당할 수있는 사람들은주의 필터를 좁히는 것이 임무 인 여러 계층의 사람들을 고용합니다. 즉, 기업 책임자, 정치 지도자, 버릇없는 영화 배우 및 시간과 관심이 특히 가치가있는 다른 사람들은 자신의 두뇌를 효과적으로 확장하고 전두엽 피질의주의 필터의 기능을 복제하고 개선하는 사람들을 주변에두고 있습니다.

'정보 과부하가 있습니다!', 당신은 비명을 질렀습니다. 그러나 기술 선구자로서 클레이 셔키 말한다, '정보 과부하가 아닙니다. 필터 오류입니다. '

귀하의 관심은 제한적이며 가치가 있습니다. 더 적은 정보가 필요합니다. 좋은 필터가 필요합니다.

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우리의 두뇌는 우리가 받아들이는 정보를 처리 할 수있는 능력을 가지고 있지만 비용이 발생합니다. 중요한 것과 사소한 것을 분리하는 데 어려움을 겪을 수 있으며이 모든 정보 처리는 우리를 피곤하게 만듭니다. 뉴런은 신진 대사가있는 살아있는 세포입니다. 생존을 위해서는 산소와 포도당이 필요하고 열심히 일할 때 우리는 피로를 경험합니다.

좋은 저 기술 솔루션은 하루의 일부를 숨기다 . 나는 심장 마비만큼 심각합니다. 사람들이 당신에게 닿을 수없는 곳으로 가십시오.

모든 사람이 선택할 수있는 것은 아닙니다. 알겠습니다. 문제 없어요. 그러나 기술로 인해 정보에 과부하가 걸린다고 생각하는 사람들은 그것을 잘못 사용하고 있습니다.

DVR과 같은 기술을 사용하여 커뮤니케이션 시간을 전환하십시오. 사람들은 당신이 원할 때가 아니라 당신이 원할 때 당신에게 연락해야합니다.

지정된 '의 모든 통신을 처리합니다. 배치 ': 이메일, 음성 메일 등을 확인할 때 설정 한 시간입니다.

어떤 사람들은 '나는 할 수 없습니다'라고 말합니다. 그러나 당신은 아마도 당신이 생각하는 것보다 더 많이 할 수있을 것입니다.

당신의 상사가 말도 안되게 반응하기를 원할 수도 있습니다. 좋아. 사장님의 이메일 만 즉시 전달되도록 이메일 필터를 설정하세요.

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… 대부분의 전자 메일 프로그램과 전화에서 전자 메일 필터를 설정하여 메일을 즉시받을 특정 사람을 지정할 수 있으며, 다른 메일은 처리 할 시간이있을 때까지받은 편지함에 누적됩니다. 그리고 정말로 이메일을 멀리 할 수없는 사람들을 위해, 또 다른 효과적인 방법은 특별한 개인 이메일 계정을 설정하고 그 주소를 즉시 연락 할 수 있어야하는 소수의 사람들에게만 제공하는 것입니다. 지정된 시간에만 다른 계정을 확인하십시오.

(일과 삶의 균형을 이루는 방법에 대한 자세한 내용은 여기 .)

따라서 리마인더와 필터가 있고 더 이상 걱정하지 않아도됩니다.

그러나 일하기 위해 앉아있을 때 여전히 할 일이 너무 많다는 것을 깨닫습니다. 결정해야 할 결정이 너무 많을 때 어떻게 침착 함을 유지할 수 있습니까?

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4) '충분히 좋다'의 놀라운 힘
대통령은 작은 결정을 내리지 않습니다. 그의 밑에서 일하는 수천 명의 사람들이 그 일을 처리하므로 큰 일만 그의 의제에 부풀어 오른다.

하지만 당신의 밑에서 일하는 사람이 수천 명이 아니라는 점을 감안하면 어떤 그 문제에 대해) 당신은 모든 결정, 사업 및 개인을 처리합니다.

이전에 말했듯이 ' 모든 일을 중단하면 무엇이든 할 수 있습니다. 완벽 주의자가 되십시오. 그러면 신경 쇠약이 생길 것입니다.

저장 제한된 의사 결정 권한 중요한 것들을 위해. 그 밖의 모든 것은 '만족'해야합니다.

만족이란 무엇입니까? '충분히 좋은'옵션을 빠르게 선택하는 기술입니다. 연구 결과에 따르면 이것이 생산성으로가는 길이며 행복 .

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최근 사회 심리학 연구에 따르면 행복한 사람은 더 많은 것을 가진 사람이 아닙니다. 오히려 그들은 이미 가지고있는 것에 만족하는 사람들입니다. 행복한 사람들은 모르더라도 항상 만족합니다. 워렌 버핏은 극도로 만족스러워하는 것으로 보일 수 있습니다. 세계에서 가장 부유 한 남자 중 한 명인 그는 고속도로에서 한 블록 떨어진 오마하에 살고 있으며 50 년 동안 살았던 겸손한 집에서 살고 있습니다.하지만 버핏은 만족하지 않습니다. 그의 투자 전략; 만족은 최우선 순위가 아닌 일에 시간을 낭비하지 않는 도구입니다. 우선 순위가 높은 노력의 경우 구식의 우수성 추구가 올바른 전략으로 남아 있습니다.

이 결정으로 인해 직장을 잃게됩니까? 아니? 그런 다음 '충분히 좋은'솔루션을 선택하고 가장 중요한 것에 집중하십시오.

(가장 성공한 사람들의 공통점에 대해 자세히 알아 보려면 여기 .)

상사의 우선 순위가 정오에 변경됩니다. 더 많은 항목이 목록에 계속 추가됩니다. 어떻게 이것이 당신의 잘 짜여진 계획에 몽키 렌치를 던지지 않을 수 있습니까?

5) '미스터. 회장님, 변화가있었습니다… '
총사령관이 변경되면 보좌관이 이미 그날의 계획을 수정했기 때문에 그는 원활하게 이동합니다. 그래서 그는 침착합니다.

당신도 시원함을 유지할 수 있지만 조금 더 노력이 필요합니다. 새로운 것이 들어오고 우선 순위가 변경되며 처리하고 적응해야합니다.

항상 새로운 아이디어와 할 일을 캡처 할 수 있도록 노트북을 준비하십시오.

그리고 하루 종일 큰 두뇌 덤프에서 목록을 재구성하는 분류 및 '활성 정렬'의 순간이 필요합니다.

통하다 조직화 된 마음 : 정보 과부하 시대에 똑바로 생각하기 :

'당신의 두뇌는 당신의 모든 헌신과 활동에 일관되게 관여해야합니다.'라고 Allen은 말합니다. '당신은해야 할 일을하고 있고,하지 않는 일을하지 않아도 괜찮다는 것을 확신해야합니다. 그것이 당신의 마음에 있다면, 당신의 마음은 명확하지 않습니다. 어떤 식 으로든 미완성이라고 생각하는 모든 것은 마음 밖의 신뢰할 수있는 시스템에 캡처되어야합니다. '신뢰할 수있는 시스템은 기록하는 것입니다.

목록을 업데이트 한 후 아이젠 하워 매트릭스 .

모든 것이 어떤 범주에 속하는지 알고 있으면 우선 순위에 따라 목록을 공격 할 수 있습니다.

(Navy SEAL, Astronauts 및 Samurai가 올바른 결정을 내리는 방법에 대한 자세한 내용은 여기 .)

좋아, 당신은 당신의 일정의 마스터이고 당신의 마음은 비어 있고 당신은 집중할 준비가되었습니다. 이제 무엇을할까요?

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6) '전쟁 실'
대통령 책상 사진을 본 적이 있습니까? 종이 더미와 1000 개의 무작위 포스트잇이 있습니까? 아니.

연구에 따르면 자연 재해의 여파처럼 보이는 책상 집중력을 떨어 뜨립니다. .

당신은 깔끔한 괴물 일 필요는 없지만 계획을 그만두고 VIP가 될 때가되면, 집중을 위해 설계된 별도의 작업 공간이 있습니다.

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해마의 자연스러운 기억 저장 스타일을 활용하는 한 가지 방법은 우리가하는 다양한 종류의 작업을 위해 다양한 작업 공간을 만드는 것입니다. 그러나 우리는 수표 책의 균형을 맞추고, 상사의 이메일에 응답하고, 온라인으로 구매하고, 피아노를 치는 고양이의 비디오를보고, 사랑하는 사람들의 사진을 저장하고, 좋아하는 음악을 듣고, 청구서를 지불하는 데 동일한 컴퓨터 화면을 사용합니다. 매일 뉴스를 읽고. 우리가 모든 것을 기억할 수 없다는 것은 당연합니다. 뇌는 단순히 한곳에 많은 정보를 갖도록 설계되지 않았습니다. 신경 학자이자 작가 인 Oliver Sacks는 한 단계 더 나아갑니다. 완전히 별개의 프로젝트 두 개를 작업하는 경우 책상 하나를 할당합니다. 또는 각 집의 테이블 또는 섹션. 다른 공간으로 들어가는 것만으로도 두뇌의 재설정 버튼을 누르면보다 생산적이고 창의적인 사고를 할 수 있습니다.

생산성 전문가에 따르면 팀 페리스 , 초점은 산만 함을 제거하는 산물 일뿐입니다.

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따라서 VIP가 필요로하는 것을 VIP 작업 영역에 갖기를 원합니다. 그리고 다른 것은 없습니다.

통하다 조직화 된 마음 : 정보 과부하 시대에 똑바로 생각하기 :

이러한 통제력을 얻기 위해인지 심리학에서 발견 한 게 바로 당신이 필요로하는 것들을 정기적으로 보이게하고, 그렇지 않은 것을 숨기는 것입니다.

벌써 징징 거리는 소리가 들립니다. 하지만 저는 두 개의 사무실이 없습니다! 나는 간신히 하나!

이것은 부동산에 관한 것이 아니라 정신적 공간에 관한 것입니다. 책상은 계획하는 곳에있을 수 있지만 VIP는 소파에서 일합니다.

또는 데스크톱 컴퓨터는 준비 용이지만 VIP는 iPad에서 작동합니다 (고의적으로 Facebook, Twitter 등의 앱이 부족함).

VIP 작업을 할 때가되면 작업을 완료하는 데 필요한 모든 것을 원합니다.

귀하의 즉각적인 환경은 해야 할 일을 쉽게하고 힘들게 할 필요가없는 일을 .

(성공적인 사람들이 자신을 멋지게 만들기 위해 사용하는 더 많은 트릭을 보려면 여기 .)

그렇다면이 모든 것을 어떻게 모을까요?

요약하면
최고 사령관만큼 조직적이고 침착 해지기위한 단계 :

1. 할 일을 머릿속에서 하나의 문서로 가져옵니다.
2. 캘린더를 잠그고 알람을 설정하면 다음 작업에 대해 생각할 필요가 없습니다.
3. '일괄 처리'와 필터를 사용하면 필요할 때만 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.
4. 작은 결정에 '충분히 좋은'것을 선택하여 큰 결정에 집중할 수 있습니다.
5. 새 항목을 정기적으로 캡처하고 분류하고 우선 순위를 지정합니다.
6. 필요한 것만 포함하는 '전쟁 실'을 만드십시오.

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하루 종일 전화를 감시하는 비서가 필요했습니다. 그런 다음 자동 응답기와 음성 메일이 왔습니다.

기술은 그 이후로 먼 길을 걸어 왔고, 약간의 계획을 통해이를 사용하여 시원함을 유지하고 훌륭한 일을 성취 할 수 있습니다.

처음에는 어렵습니다. 그리고 네, 당신은 비틀 거리게 될 것입니다. 조정하고 맞춤 설정해야합니다. 하지만 시간이 지남에 따라 작동하는 개인 시스템을 발전시킬 것입니다.

그리고 모든 VIP가 알고있는 교훈을 배우게됩니다.

관리하는 법을 배우기 가장 까다로운 것은 자신입니다. . 하지만 일단 그것을 처리 할 수 ​​있으면 무엇이든 처리 할 수 ​​있습니다.

이 작품은 원래 잘못된 나무 짖기 .

이 이야기는 원래 등장했습니다 금언