180822- 이메일-응답출처 : -goldy—Getty Images / iStockphoto동료, 상사, 잠재 고객, 고객, 잠재적 고용주의 답변을 기다리고 있습니다.
오랜만입니다. 정크 폴더를 확인했습니다. 거기에 아무것도 없습니다.
그들은 의도적으로 당신을 피하고 있습니까? 그들은 잊었습니까? 아니오? 그들은 당신이 낸 아이디어를 싫어합니까? 그들이 당신을 싫어합니까? 당신이 확실히 아는 것은 당신이 대답을 원하지만 당신은 강요 한 것처럼 보이고 싶지 않다는 것입니다.
따라서 다음 세 가지 치명적인 단어를 적어 메모를 남깁니다. 체크인 중입니다.
'내 인보이스를 받았는지 확인하기 만하면됩니다.'
'내가 요청한 보고서를 완료했는지 확인하기 만하면됩니다.'
'회의에 참석하고 있는지 확인하기 만하면됩니다.'
'체크인 만 하셨어요. 이걸 받으 셨나요? 저와 만날 수 있나요?'
'그냥 체크인'이라고 말할 때 우리는 '나를 무시하지 마십시오'라는 실제 메시지를 부드럽게하려고합니다. 나는 이미 대답이 필요합니다! '
부드러움을 의미하는 반면, '체크인'은 솔직하지 않은 것으로 보입니다. 'Just'는 우리가해야 할 말을 최소화하기 위해 습관적으로 사용하는 단어입니다. 그리고 '체크인'은 캐주얼하고 '큰일이 없다'는 느낌을줍니다. 함께 명확하게 무언가를 원할 때이 문구는 거짓으로 울립니다.
그렇다면 수동적이고 공격적인 잔소리없이 어떻게 후속 조치를 취할 수 있습니까? 완벽한 후속 이메일을 만드는 단계는 다음과 같습니다.
다른 사람의 입장이 되어라.
받은 편지함에 몇 개의 항목이 응답을 기다리고 있습니까? 모두 바쁘다. 모든 것이 균열을 통해 떨어집니다. 이 사람의 관심은 엄청나게 다른 방식으로 나뉘어져 있으며 아마도 당신의 친절한 알림을 신경 쓰지 않을 것입니다.
저널리스트 인 제 친구 (우리는 그녀를 Lisa라고 부릅니다.)가 최근이 관점의 변화가 도움이된다는 것을 알게되었습니다. 그녀는 최고 잡지 편집자와 회의를 예약했고 편집자가 세 번 취소했기 때문에 낙담했습니다.
Lisa는 여전히 일정을 변경하라는 마지막 두 개의 이메일에서 답장을 기다리고 있었으며 어떻게 사이코처럼 만나지 않고 세 번째로 후속 조치를 취할 수 있는지 궁금해했습니다. '먼저,'내가 리사에게 말했다. '당신이 만날 가치가 없다고 결정하기보다는 편집자가 단순히 인간이라고 가정합시다.'
인간이된다는 것은 다음을 의미합니다.
- 대부분의 이메일은 식료품 점에서 줄을 서서 열어보고 일반적으로 읽지 않은 상태로 표시하지만 때로는 그렇게하는 것을 잊는 경우가 있습니다. 특히 계산원이 '다음 고객'이라고 소리를 지르고 있다는 사실을 알게되면 본인이 바로 귀하입니다. 책상으로 돌아 왔을 때 해당 이메일에 답장하려고했지만 이제 새 이메일 아래에 묻혀 있습니다.
- 모든 것에 압도되었습니다.
- 누군가가 답을 기다리고 있다는 것을 죄책감없는 방식으로 상기시켜 주면 짜증나 기보다는 감사합니다.
'그게 기분이 나아지 네요.'Lisa가 말했습니다. “그러면‘이봐 요, 그냥 체크인 했어요?’
나는 Lisa에게 훨씬 더 효과적이라고 생각하는 것을 썼습니다.
[이름] 님, 안녕하세요.
[너지, 잔소리, 해충]이 될 위험을 무릅 쓰고받은 편지함의 맨 위에 이것을 다시 띄웁니다.
떠나기 전에해야 할 일이 얼마나되는지 잘 알고 있고, 그 시간에 제 아이디어를 당신 앞에 알릴 수 있기를 바랍니다.
대면 회의를 지금 예약하기가 어렵다면 전화를하는 것이 더 쉬울까요? [숫자] 분만 있으면됩니다. 언제든지 도움이 될 수 있습니다.
회신을 기다리겠습니다.
정말 고마워,
리사
작동했습니다! Lisa는 편집자의 답변을 듣고 회의를 채점했습니다.
직접적이지만 이해하십시오.
'그냥 체크인'이라고 말하는 것보다 더 사실적으로 느껴지는 몇 가지 옵션이 있습니다. 각 사람은 꾸짖지 않고 상기시키는 중요한 일을합니다. 일부는 더 단추가 있고 일부는 더 친숙합니다. 받는 사람과의 관계에 따라 하나를 선택하십시오.
- 나는 당신이 이것에 대해 생각할 기회가 있었는지 확인하기 위해 되돌아 가고있다.
- 받은 편지함 상단에이 항목을 다시 띄웁니다.
- 나는 당신이 당신의 접시에 얼마나 많이 가지고 있는지 알고 있습니다. 그래서 나는 이것을 당신 앞에 다시 놓고 당신의 테이크를 좋아할 것입니다.
- 이 [아이디어, 이슈, 프로젝트, 이벤트]에 대해 여러분과 연락하고 싶었습니다.
- [열심히, 잔소리, 조금씩] 위험을 무릅 쓰고,이 작업을 진행할 수 있는지 확인하기 위해받은 편지함으로 다시 표시됩니다.
- 당신과 함께 돌아올 수있는 적절한 시간이되기를 바랍니다.
- 이 대화를 다시들을 수있는 좋은 시간이되기를 바랍니다.
- 안녕하세요! 나는 이것에 대해 다시 당신을 괴롭히기 위해 여기에 있습니다.
쉬운 대답, 아웃 또는 대안을 제공하십시오.
종종 사람들은 길고 신중한 답변이 필요하기 때문에 이메일에 답변하지 않습니다. 다음 옵션 중 하나를 사용하여 가능한 한 간단하게 응답하십시오.
- 대면 회의를 지금 예약하기가 어렵다면 [10, 20, 30] 분 동안 전화로 연결하는 것이 더 쉬울까요?
- 지금이 좋지 않다면 다음 주에 다시 연락 드리겠습니다. 그게 효과가있는 경우 '예, 다음 주'라고 답장을 보내 주시면 다시 확인해 드리겠습니다.
- 이번 주에 회신이 없으면 당분간은 통과라고 가정하겠습니다.
- 내가 이걸 지시해야 할 다른 사람이 있다면, 이름을 쏘아주세요. 기꺼이 그들과 함께 가져갈 것입니다 (나는 당신을 앞뒤로 내버려 둘 것을 약속합니다).
이 문구는 다음과 관련된 후속 이메일을 보내고받는 데 모두 도움이되었습니다. 내 카피 라이팅 사업 .
여전히 막히면이 공란을 채우십시오.
지금 당장 후속 조치가 필요한 이메일이있을 수 있으므로 여기에 할 일 목록을 지우는 데 사용할 수있는 템플릿이 있습니다.
[이름] 님, 안녕하세요.
[잔소리, 괴롭히기, 미치게 만들고, 지나치게 끈질 기게] 위험을 무릅 쓰고, 나는 [뒤로 돌고, 추적하고, 이것을받은 편지함의 맨 위로 옮기고, 이것을 다시 당신 앞에 놓고, 유쾌하게 당신을 사냥합니다. ].
[가능하면 구체적으로 기입]으로 얼마나 바쁜지 알고 있습니다.
[선택 사항 : 칭찬을 추가하세요. 예 : 그런데 최근 게시물, 대화, 인터뷰가 마음에 들었습니다. 정말 감동적입니다!]
가능한 한 쉽게 만들고 싶습니다. [대체 소통 방법을 제안]하면 더 좋을까요?
회신을 기다리겠습니다. [선택 사항 : 다음과 같은 쉬운 방법을 제공합니다. 그렇지 않은 경우 지금은 합격이라고 가정하거나 지금이 좋지 않은 경우 말하면 다음 달에 다시 동그라미를 치겠습니다.]
끈기와 인내의 균형을 유지하십시오.
후속 조치를 취하는 것이 좋습니다. 특히 원한다고 표시 한 경우에는 더욱 그렇습니다. 하지만 그 전에 다음 질문을 고려해보십시오. 지금 답변을받는 것이 정말로 긴급합니까 아니면 그냥 필요 하나? 직접 확인하는 것이 좋습니다.
'체크인'이라고 말하지 마세요.